Wie du dein Hotel mit Sirvoys praktischem Kalender besser organisieren kannst

January 16, 2023, 01:35 PM EST

Es wird erwartet, dass im Jahr 2023 fast 700 Millionen Menschen online buchen werden.1 Nach schwierigen Pandemiezeiten sind das äußerst erfreuliche Aussichten.

Aber wie kannst du all diese Buchungen am besten organisieren? Kontaktinformationen für Gäste, Zahlungsdetails und alle anderen wichtigen Informationen müssen leicht zugänglich, leicht zu ändern und leicht zu verarbeiten sein. Das Hotel-Management-System von Sirvoy stellt dir die richtigen Werkzeuge zu Verfügung.

“Mit der Plattform von Sirvoy ist es ein Kinderspiel, unsere Buchungen zu verwalten.  Die Möglichkeit, Zimmer zu blockieren und Reservierungscodes zu erstellen, ermöglicht sowohl eine problemlose Organisation unserer privaten Vermietungen als auch der Tagesbuchungen.” 

– Marissa, Betriebsleiterin von Meier Lake in den Vereinigten Staaten

Deine Daten werden in Sirvoy auf verschiedene Arten für dich organisiert, aber die meiste Zeit verbringst du wahrscheinlich mit der Kalenderseite.

Was ist die Sirvoy-Kalenderseite?

Die Kalenderseite ist so gestaltet, dass sie wichtige Informationen zugänglich macht und wertvolle Zeit spart. 85 % der Angestellten geben an, dass sie mindestens 1 bis 2 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen verlieren.2 Mit dem Kalenderblatt haben sie diese Informationen nun immer griffbereit. Die Zeitleiste bietet einen Überblick über folgende Daten:

  1. Buchungen
  2. Zimmer 
  3. Begrenzte Extras
  4. Hauswirtschaftsaktivitäten

Aber das ist noch nicht alles. Du kannst die Übersicht mit Hilfe von drei Hauptinstrumenten leicht an dein Hotel und deine Situation anpassen.

Die Filter- und Sortierwerkzeuge verwenden 

Du kannst die Kalenderseite filtern, um nur eine bestimmte Kategorie oder einen bestimmten Zimmertyp anzuzeigen.

Die Kategorisierung von Zimmertypen ist besonders nützlich, wenn du mehrere Objekte oder Standorte verwaltest. Hast du mehrere Campingplätze rund um einen See? Oder verschiedene Mietobjekte in der Stadt? Dann sind Kategorien etwas für dich. Mit Hilfe von Filtern kannst du sicherstellen, dass nur relevante Objekte wertvollen Platz im Kalender einnehmen.

Außerdem kannst du auch einstellen, in welcher Reihenfolge Informationen dargestellt werden sollen. 

Sortiere Einheiten nach:

  • Name oder Nummer
  • Zimmertyp
  • Anzahl der Betten

Datumsnavigation

Jeder Hotelier muss sowohl die langfristige als auch die kurzfristige Perspektive im Auge behalten. Mit einem schnellen Wechsel kann die Kalenderseite von einer Monats- zu einer Wochenübersicht und wieder zurück umgeschaltet werden.

Mit der Datumsnavigation kannst du zu einem beliebigen Tag in der Vergangenheit oder in der Zukunft wechseln und eine Woche oder einen Monat vorwärts oder rückwärts springen. Wenn all die Zeitreisen anstrengend werden, klicke auf „Heute”, um in die Gegenwart zurückzukehren.

Die Farblegende nutzen

Jede Buchung wird durch einen farbigen Balken auf der Kalenderseite dargestellt, der, je nach Länge des Aufenthalts, länger oder kürzer ist. Diese Buchungsleisten können unter “Legende” angepasst werden.

  • Die Leisten können verschiedene Formate verwenden, um den Namen des Buchenden, den Namen des Gastes, die Firma und die Anzahl der Gäste anzuzeigen.
  • Die Farbe der Buchungsleiste ändert sich je nach Status (Neu/Unbestätigt, Bestätigt, Eingecheckt und Ausgecheckt) und kann farblich angepasst werden.

Entwickelt für Menschen mit Farbsehschwäche

– 1 von 12 Männern und 1 von 200 Frauen leidet an einer Form von Farbsehschwäche (CVD), die auch als Farbenblindheit bezeichnet wird.3

– Insgesamt sind weltweit 300 Millionen Menschen von CVD betroffen.3

– Bei der Auswahl, der im Kalenderblatt verfügbaren Farben, haben wir alle gängigen Arten von CVD berücksichtigt. Die Standardfarben sind ideal, aber alle Spalten im Farbwechsler sind so gestaltet, dass sie unterscheidbar sind.

– Diese Animation veranschaulicht, wie die Farboptionen bei verschiedenen Formen von CVD aussehen.

Wie verwaltet der Kalender Zimmer und Buchungen?

Der Kalender dient nicht nur der Informationsvermittlung, sondern ist auch ein effektives Instrument, um Dinge zu erledigen. 89 % der befragten Hotelmitarbeiter gaben an, dass die Technologie ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen, indem sie die Effizienz erhöht4. Die Sirvoy-Kalenderseite bildet da keine Ausnahme – wir haben sie im Hinblick auf Effizienz und Einfachheit entwickelt. 

Hier sind einige unserer bevorzugten Möglichkeiten, sie sinnvoll einzusetzen.

Buchungen auf der Kalenderseite erstellen

Die wichtigste Aufgabe für einen Hotelier kann direkt aus dem Kalender heraus erledigt werden.

Eine neue Buchung erstellen:

  1. Klicke auf ein Datum in der Zeile eines Zimmer.
  2. Gib die Anzahl der Gäste ein und wähle ein Abreisedatum.
  3. Klicke auf „Suchen”.

Daraufhin öffnet sich das Buchungsformular mit allen oben genannten, bereits ausgefüllten, Daten. Von hier aus geht der Prozess ganz normal weiter – wähle zusätzliche Einheiten oder Extras aus, fülle die Gästedaten aus und klicke auf „Jetzt buchen”. Deine neue Buchung wird auf der Kalenderseite mit den ausgewählten Daten und Einheiten angezeigt.

Auf die Schnellansicht zugreifen

Wie können wir nun, da unsere Buchung existiert, mehr darüber erfahren? Klicke auf die Buchung, um die Schnellansicht zu öffnen, die dir einen Überblick über die wichtigsten Details gibt:

  • Aktueller Status
  • Aufenthaltsdaten
  • Gastdaten
  • Buchungsquelle
  • Gesamtkosten und Zahlungsstand
  • Kommentare und Anmerkungen

Aus der Schnellansicht heraus, kannst du folgende Dinge ändern:

  • Buchungsstatus
  • Aufenthaltsdaten
  • Gastdaten

Und wenn du eine Buchung besonders hervorheben möchtest, kannst du ihr in der Schnellansicht einen farbigen Stern zuweisen. Um auf die vollständigen Informationen der Buchung zuzugreifen, klicke auf „Diese Buchung anzeigen“.

Buchungen verschieben

Hast du vergessen, dass der Gast in einem höheren Stockwerk übernachten will? Das kommt ständig vor. Wenn eine Buchung nicht da ist, wo sie sein sollte, lässt sie sich leicht korrigieren.

Verschiebe eine Buchung in ein anderes Zimmer:

  1. Klicke auf die Buchungsleiste.
  2. Klicke nochmal auf die Buchungsleiste und ziehe sie in ein anderes Zimmer.
  3. Klicke auf „Speichern”.

Wenn es dort bereits eine Buchung gibt, werden die beiden Zimmer getauscht. 

Manchmal hat das neue Zimmer einen anderen Preis als das alte. Um die Gesamtkosten des Gastes automatisch anzupassen, aktiviere vor dem Speichern “Zimmerpreise (und Preise der Extras) in der Buchung aktualisieren”. Andernfalls behält die Buchung den ursprünglichen Preis.

Zimmer sperren

Sind einige Zimmer wegen Wartungsarbeiten nicht verfügbar oder ist eine ungebetene Bärenmutter auf Ihrem Campingplatz zu Gast? Mit nur wenigen Klicks können diese Zimmer für Reservierungen gesperrt werden.

Zimmer blockieren: 

  1. Klicke auf den Namen des Zimmers.
  2. Klicke auf „Zeitfenster blockieren“
  3. Gib einen Grund an und wähle die Zeitspanne aus.
  4. Klicke auf “OK”.

Andere nützliche Kalenderfunktionen

Die Kalenderseite hält einige weitere Überraschungen bereit, die dir den Alltag erleichtern werden.

Eine Notiz für bestimmte Tage erstellen

Für besondere Anlässe, zur Pflege von Wartelisten oder für Momente, in denen Sie einfach nur einen Notizblock brauchen – wir haben alles für dich.

Eine Notiz erstellen:

  1. Klicke auf das Datum.
  2. Gib deine Notiz in das Textfeld ein.
  3. Klicke auf „Speichern”.

Termine mit Notizen werden mit einem kleinen roten Dreieck versehen, damit du sie nicht vergisst.

Ein PDF der Extras ausdrucken

Begrenzte Extras werden ebenfalls im Kalender angezeigt.

Ein PDF der Extras erstellen:

  1. Klicke auf die Anzahl der gebuchten Extras für ein bestimmtes Datum.
  2. Klicke entweder auf “PDF-Liste nach Datum” oder “PDF-Liste nach Buchung”.

Eine PDF-Datei mit einer Übersicht über die gebuchten Extras für diesen Tag wird automatisch in einem anderen Reiter angezeigt. Du kannst die Datei speichern oder ausdrucken.

Erfahre mehr über die Kalenderseite

Für weitere Informationen zur Kalenderseite:

  • Schaue dir unser Tutorial-Video zum Kalender an.
  • Lese unseren Support-Artikel zum Kalender.
  • Schreibe uns ein E-Mail und unser Support-Team erklärt dir gerne, wie du eine der hier beschriebenen Funktionen nutzen kannst.

Referenzen:

1. Steve Deane, Stratosjets (Over 60 Online Travel Booking Statistics, 2022)

2. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

3. Colourblindawareness.org (About Colour Blindness, 2022)

4. Hotel Operations (Hotel Technology Survey, 2022)