Organiser dit hotel bedre med Sirvoys praktiske kalenderside

January 16, 2023, 01:34 PM EST

Næsten 700 millioner mennesker forventes at foretage online-reservationer i 2023.1 Som mange andre inden for hotel- og restaurationsbranchen ser du sikkert også frem til et godt år efter de svære tider vi har været igennem.

Men hvordan holder man bedst styr på reservationerne? Gæsternes kontaktoplysninger, betalingsoplysninger samt alle andre vigtige oplysninger skal være let tilgængelige, let forståelige og let kunne ændres. Sirvoys hoteladministrationssystem har netop de værktøjer du har brug for.

“Sirvoys platform gør det nemt at administrere vores reservationer. Muligheden for at blokere datoer og oprette reservationskoder gør det også muligt ubesværet at organisere vores private udlejninger og daglige reservationer.”

 – Marissa, driftschef for Meier Lake i USA

Sirvoy organiserer oplysningerne for dig på mange måder, men du vil sandsynligvis bruge det meste af din tid på kalendersiden.

Hvad er Sirvoy-kalendersiden?

Kalendersiden er designet med henblik på at gøre vigtige oplysninger lettilgængelige så du sparer værdifuld tid. 85 % af de ansatte siger, at de mister mindst 1-2 timer om dagen på at lede efter oplysninger.2 Kalendersiden giver dem i stedet disse oplysninger lige ved hånden. Tidslinjen giver et overblik over oplysninger som f.eks:

  1. Reservationer
  2. Enheder 
  3. Tilvalg med begrænset antal
  4. Rengøring

Men ikke nok med det! Denne oversigt kan nemlig nemt tilpasses til dit hotel og din specifikke situation ved hjælp af tre værktøjer.

Hvordan man bruger filter- og sorteringsværktøjerne 

Kalendersiden kan filtreres, så den kun viser en bestemt kategori eller overnatningstype.

Kategorisering af overnatningstyper er især nyttigt, når du administrerer flere ejendomme eller steder. Har du flere campingpladser spredt rundt om en sø? Eller udlejningsejendomme rundt om i byen? I så fald er kategorier lige noget for dig. Ved hjælp af filtre kan du sikre dig, at kun relevante ejendomme bliver vist i kalenderen.

Men ikke nok med at du kan vælge det der skal skal vises, du kan også bestemme deres rækkefølge. 

Sorter enheder efter:

  • Enhedens nummer (eller navn)
  • Overnatningstype
  • Antal senge

Hvordan man bruger værktøjet til datonavigation

Som hotelejer er man interesseret i en oversigt over hvordan det går både på kort og langt sigt. Med et hurtigt skift kan kalendersiden ændres fra en månedlig til en ugentlig oversigt og tilbage igen.

Derudover giver datonavigationen dig mulighed for at gå til en hvilken som helst dag, og flytte en dag/uge/måned frem eller tilbage. Når du er blevet træt af all de tidsrejser, så kan du altid klikke på “I dag” for at vende tilbage til dags dato.

Hvordan man bruger farveforklaringen

Hver reservation repræsenteres med en farvet bjælke på kalendersiden, der dækker opholdsdatoerne på tidslinjen. Disse reservationsbjælker kan tilpasses under “Farveforklaring og tilpasning”.

  • Man kan vælge om bjælkerne skal vise navnet på den der foretager reservationen, gæstens navn, firmaet og antallet af gæster.
  • Reservationsbjælkens farve ændres afhængigt af status (Ny/ubekræftet, Bekræftet, Checket ind og Checket ud), og hver af disse kan tilpasses med et udvalg af farver.

Udviklet med tanke på dem med nedsat farvesyn

– 1 ud af 12 mænd og 1 ud af 200 kvinder har en eller anden form for nedsat farvesyn (CVD), som undertiden kaldes farveblindhed.3

– På verdensplan har i alt 300 millioner mennesker nedsat farvesyn.3

– Vi har valgt de farver, der er tilgængelige på kalendersiden, med de mest almindelige former for nedsat farvesyn i mente. Standardfarverne er ideelle, men alle kolonner i farveskifteren er designet således at de let kan skelnes fra hinanden.

– Denne animation viser, hvordan farvemulighederne ser ud for dem med forskellige former for nedsat farvesyn.

Hvordan administrerer kalenderen enheder og reservationer?

Kalendersiden gør mere end blot at at formidle information – den er også et effektivt værktøj der hjælper med at få arbejdet gjort. 89 % af de adspurgte hotelansatte sagde, at teknologien hjalp dem med at nå deres mål ved at øge deres effektivitet.4 Sirvoy-kalendersiden er ingen undtagelse – vi har udviklet den med henblik på effektivitet og på at den skulle være så enkel som mulig. 

Her er nogle af de måder vi foretrækker at bruge den på.

Hvordan man opretter reservationer på kalendersiden

Den vigtigste opgave for en hotelejer kan udføres direkte fra kalenderen.

Opret en ny reservation:

  1. Klik på en given indtjekningsdato i en enhedsrække.
  2. Angiv antallet af gæster, og vælg en udtjekningsdato.
  3. Klik på “Søg”

Dette åbner reservationsformularen med alle de ovennævnte detaljer udfyldt på forhånd. Herfra fortsætter processen som normalt – vælg eventuelle ekstra enheder eller tilvalg, udfyld gæsteoplysningerne, og tryk på “Reserver nu”. Din nye reservation dukker nu op på kalendersiden med de valgte datoer og enheder.

Hurtigvisning af reservationer

Nu hvor vores reservation findes i systemet, hvordan finder vi så ud af mere om den? Klik på den for at åbne Hurtigvisning for reservationen, som giver dig en oversigt over alle de vigtigste detaljer:

  • Nuværende status
  • Opholdsdatoer
  • Gæsteoplysninger
  • Reservationskilde
  • Samlet pris og betalingsstatus
  • Bemærkninger og noter

Der kan foretages ændringer direkte fra Hurtigvisning for:

  • Reservationsstatus
  • Opholdsdatoer
  • Gæsteoplysninger

Og hvis du gerne vil fremhæve en reservation, kan du give den en farvet stjerne fra hurtigvisningen. Hvis du vil have yderligere detaljer og redigeringsmuligheder, så kan du få adgang til alle oplysninger om reservationen med “Vis denne reservation”.

Hvordan man omrokerer enheder på kalendersiden

Glemte du, at gæsten bad om at bo på en høj etage? Det sker hele tiden. Hvis en reservation ikke er, hvor den burde være, er det let at rette det.

Flyt en reservation til en anden enhed:

  1. Klik på reservationslinjen for at åbne hurtigvisningen.
  2. Klik og træk reservationsbjælken til den nye enhed.
  3. Klik på “Gem”.

Hvis der allerede er en reservation der, så bytter de to enheder plads. 

Det kan ske at den nye enhed har en anden pris end den gamle. Hvis du vil justere gæstens samlede pris automatisk, skal du markere “Opdater enhedsspriser (og tilvalgspriser) i reservationen”, inden du gemmer den. Ellers så beholder reservationen den oprindelige pris.

Hvordan man blokerer enheder på kalendersiden

Har du et par enheder, der er ude af drift på grund af vedligeholdelse? Eller er det en ubuden bjørnemor, der er kommet på besøg på din campingplads? Med blot et par klik så kan disse enheder blokeres så de ikke kan reserveres.

Bloker reservationer: 

  1. Klik på enhedens navn.
  2. Klik på “Bloker tidsperiode”
  3. Angiv en årsag, og vælg de datoer, der skal blokeres.
  4. Klik på “OK”

Andre nyttige kalenderfunktioner

På kalendersiden finder du også andre overraskelser, som vil gøre dagligdagen lettere for dig.

Hvordan man laver bemærkninger til specifikke datoer

Vil du markere særlige lejligheder, vedligeholde ventelister eller har du bare brug for en notesblok for at skrive noget ned – så kan du gøre det her.

Lav en bemærkning:

  1. Klik direkte på datoen.
  2. Indtast din kommentar i tekstfeltet.
  3. Klik på “Gem”.

Datoer med bemærkninger får en lille rød trekant, så du ikke glemmer, at de er der.

Hvordan man udskriver en PDF for tilvalg

Hvis du har et antal begrænsede tilvalg, er der en nem måde at holde styr på, hvordan de er reserveret.

Opret en PDF-fil for tilvalg:

  1. Klik på antallet af reserverede tilvalg på en given dato.
  2. Klik enten på “PDF-liste efter enhed” eller “PDF-liste ved reservation”

I en anden fane vises der automatisk en PDF-fil med en oversigt over, hvordan dine tilvalg er blevet reserveret for den pågældende dag. Derfra kan du downloade eller udskrive den efter behov.

Lær mere om kalendersiden

Hvis du ønsker en mere dybdegående beskrivelse af kalendersiden så kan du:

  • Læs vores supportartikel om kalenderen.
  • Send os en mail, og så vil vores supportteam med glæde forklare dig, hvordan du bruger de funktioner, der er beskrevet her.

Referencer:

1. Steve Deane, Stratosjets (Over 60 Online Travel Booking Statistics, 2022)

2. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

3. Colourblindawareness.org (About Colour Blindness, 2022)

4. Hotel Operations (Hotel Technology Survey, 2022)