Ett flexibelt bokningssystem ger obegränsade möjligheter

May 19, 2021, 10:35 AM EDT

När fjärde akten av La bohéme tonar ut och publiken reser sig för att ge sina ovationer till Puccinis klassiska opera är det inte bara ett musikaliskt mästerverk de applåderar. Det är också ett mästerverk i planering, logistik och samarbete. Det krävs ett väl fungerande maskineri. På GöteborgsOperan, det vackra operahuset vid Sveriges västkust, är Sirvoys bokningssystem ett av många kugghjul i en sådan väloljad maskin. Förvånad? Det borde du inte vara. Operahus är faktiskt bara ett av otaliga verksamheter där ett genomtänkt bokningssystem kan visa sig vara en perfekt lösning. Följ med när vi möter Kristoffer Pålman. Med sina 22 år på operan känner han till det mesta som sker bakom kulisserna. Vi frågade honom hur Sirvoy har spelat en nyckelroll i hans arbete.

Men först, berätta hur det är att arbeta i ett operahus?

Ja, visst är det en intressant arbetsplats med en väldigt stor variation i verksamheten, man måste vara kreativ hela tiden. Det finns många intressanta människor att arbeta med på en opera. Vi har högt i tak och har väldigt roligt tillsammans. Det är därför jag fortfarande är här efter mer än tjugo år. Senaste året har ju varit väldigt annorlunda förstås, i och med pandemin. Vi hoppas och planerar för att hösten 2021 blir en vändpunkt.

Det är mycket som pågår i ett operahus. Var kommer Sirvoy in i bilden?

Vi har tillgång till ungefär 40 lägenheter runt om i stan som behövs till våra gästande team, regissörer, koreografer, scenografer, dansare, sångare osv. Många kommer långt i förväg och reser vidare innan premiären, andra anländer senare. En del tar med sig hela familjen. Det är mycket trixande för att tillgodose allas behov och önskningar. Alla ska känna att de trivs. Sirvoy är mitt verktyg för att få det här att fungera.

Hur började det?

Innan jag tog över ansvaret för lägenheterna för snart 10 år sedan så sköttes bokningarna med penna, papper och radergummi. Jag kände direkt att det fungerar inte för mig. Jag började söka efter webbaserade bokningssystem och hittade Sirvoy. Det såg ut att kunna fungera för oss, så jag signade upp för en gratis provperiod.

Var det lätt att komma igång?

Ja absolut. Sirvoy är självförklarande och chattfunktionen är riktigt bra, du får hjälp direkt. Men visst, vår verksamhet är ju lite speciell. Jag använder systemet på ett ovanligt sätt och förstår att allt inte går att lösa.

Sirvoy är definitivt ett verktyg som kan användas i väldigt många olika branscher.

Vilka delar av systemet gillar du mest?

Jag använder kalendervyn väldigt mycket. Den ger mig en bra översikt. Jag behöver ofta ändra och flytta bokningar. Eftersom jag alltid skriver in projektnamnet i bokningen så blir också sökfunktionen suverän. När jag t.ex. söker på ett visst projekt eller datum så får jag direkt upp all information jag behöver. Då kan jag skicka det som en rapport till projektledaren, eller så kanske jag vill dubbelkolla några datum och får jättesnabbt fram allt jag behöver. Det tycker jag är grymt bra!

Jag gillar också funktionerna för att lägga till fler Sirvoy-användare och möjligheten att ställa in begränsningar. Receptionen på operan har tillgång till systemet för att hantera alla nycklar, men då kan jag ge de begränsad behörighet, så att jag inte behöver vara rädd att de ska råka radera något. Städavdelningen har också en inloggning så att de kan se när lägenheterna behöver städas. De ser bara det de behöver, då blir det inte förvirrande. Jag gillar verkligen systemet och kan se att allt är väl genomtänkt för att vara flexibelt. Sirvoy är definitivt ett verktyg som kan användas i väldigt många olika branscher.

Kristoffer återvänder till jobbet och jag lämnar operahuset. Solen och en varm vind välkomnar mig, det är vår i luften. Kanske får du en dag möjlighet att besöka Göteborg och dess vackra operahus beläget precis vid vattnet, där älven möter havet. När du sätter dig till rätta och sorlet tystnar inför föreställningen, kanske då ägna en tanke åt allt det hårda arbetet som sker bakom kulisserna, allt som samverkar, med målet att ge dig en oförglömlig upplevelse.